COMMIS/SECRÉTAIRE - RECRUTEMENT LOCAL (IARC/14/FT466)

29 June 2016
 
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Numéro de la vacance : IARC/14/FT466
 
Titre: Commis/Secrétaire - RECRUTEMENT LOCAL
 
Classe : G3
 
Type de contrat : Contrat de durée déterminée
 
Durée :  2 ans. Poste financé par des fonds extra-budgétaires, initiallement créé pour une durée de deux ans. Toute prolongation est soumise à la disponibilité de fonds extra-budgétaires.
 
Date : 2 septembre 2014
 
Date de clôture : 22 septembre 2014 Poste pourvu
 
Lieu d'affectation :  Lyons, France
 
Unité administrative : CIRC (IARC)
Section Soutien à la recherche (SSR)/Service des Ressources humaines (HRO)/Services Centraux de secrétariat (CSS)
 
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Au sein du Service des Ressources Humaines (HRO), les services centraux de secrétariat (CSS) fournissent une aide temporaire en secrétariat au sein du Centre durant les absences prolongées de membres du personnel d'appui administratif ou durant des périodes de
lourde charge de travail dans un(e) Section/Groupe.
Description des fonctions
Le/la titulaire fournit une aide temporaire en secrétariat pour les Sections/Groupes au sein desquels il/elle est détaché(e)s. Les tâches et responsabilités sont les suivantes :

1. Fournir un appui de secrétariat au personnel des Sections/Groupes pour l'organisation des tâches suivantes : réunions, ateliers, séminaires, ainsi que la photocopie de documents, la préparation de dossiers d'information et le recueil de documentation de sources diverses.

2. Dactylographier la correspondance administrative et technique, y compris les documents scientifiques. Mettre les documents en forme, tableaux et rapports provenant de copies simples et corrigées, de dictaphones, de formulaires, de notes manuscrites ou à l'état d'ébauche ou d'impressions. Réviser et corriger
le style, l'orthographe et la présentation, selon le style de l'OMS/CIRC.

3. Conserver les dossiers de correspondances et mettre à jour les manuels, les dossiers et l'archivage simple du bureau.

4. Répondre aux appels téléphoniques, répondre aux demandes de routine et/ou les transmettre à la personne appropriée, le cas échéant.

5. Utiliser les systèmes en ligne pour aider à la préparation des autorisations de voyage, des réservations de vols et d'hôtels.

6. En fonction des demandes et/ou sur instructions, se procurer auprès du personnel des Sections/Groupes, et d'autres programmes ou Agences/institutions, des informations et documents à distribuer.

7. Maintenir, en collaboration étroite avec les collègues, un système de classement pertinent pour tous les documents, rapports, présentations et autres matériels ayant trait aux réunions, séminaires, ateliers et autres, comprenant la création de listes facilitant la recherche d'informations.

8. Pendant les réunions, groupes de travail, séminaires et autres, apporter une aide et un appui aux collègues de la Section/du Groupe.

9. Effectuer toute autre tâche demandée, ainsi qu'un soutien en secrétariat dans d'autres domaines de travail aux Groupes et Sections, en fonction des besoins.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
Etudes secondaires complètes ou équivalent, suivies d'une formation administrative, commerciale ou de secrétariat sanctionnée par un diplôme (BTS ou équivalent), ainsi qu'une formation à l'utilisation des logiciels standard tels que Word, Excel, Powerpoint, Internet Explorer, etc.
Compétences :
Bonne connaissance ou capacité à acquérir rapidement de bonnes connaissances des règlements de l'OMS/CIRC, des procédures et pratiques en lien avec des questions générales de secrétariat (ex : Manuels de l'OMS et du CIRC).
Bonnes qualités d'organisation, qualités interpersonnelles et capacité à interagir de manière professionnelle et efficace avec les membres du personnel et les visiteurs de tous niveaux, dans un environnement international.
Tact, discrétion et sensibilité aux différences culturelles. Capacité et motivation à travailler en équipe, de manière proactive et sous pression lorsque cela est nécessaire.
Expérience :
Au moins deux années d'expérience à un poste administratif/de bureau avec l'utilisation des technologies modernes de bureau. Une expérience de l'organisation de réunions serait un atout.
Langues :
Excellente connaissance de l'anglais ou du français et bonne connaissance pratique de l'autre langue.
Capacité à ébaucher une correspondance simple dans les deux langues.
Capacité à communiquer en anglais et/ou en français, de manière efficace et avec courtoisie.
Informations supplémentaires
Ce recrutement limité aux candidats résidant dans un rayon limité à 50 km autour de Lyon.

Salaire : 31236 euros par an - net d'impôt.

Les candidatures féminines sont encouragées.
L'OMS/CIRC s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.
L'OMS/CIRC possède son propre régime d'assurance-maladie et de retraite et n'a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n'a, en outre, aucune convention avec les ASSEDIC concernant les cessations d'emploi.
Tout engagement/prolongation d'engagement est soumis aux règles énoncées dans le Statut du Personnel, le Règlement du Personnel et le Manuel de l'OMS.

Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

Cette vacance de poste pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

Les candidatures en ligne sont vivement encouragées pour permettre à l'OMS de conserver votre profil dans une base de données permanente. Veuillez consulter le site du recrutement en ligne de l'OMS à : http://www.who.int/employment/fr/ ; vous y trouverez toutes les informations sur les procédures relatives aux candidatures en ligne.

L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.
Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS. Seules seront contactées les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération.

Poste pourvu

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Le CIRC st un espace non fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.
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