ASSISTANT(E) (RESSOURCES HUMAINES) (IARC/14/FT454)

1 October 2016
 
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Numéro de la vacance : IARC/14/FT454
 
Titre: Assistant(e) (Ressources Humaines)
 
Classe : G5
 
Type de contrat : Contrat de durée déterminée
 
Durée :  2 ans, renouvelable.
 
Date : 2 octobre 2014
 
Date de clôture : 12 octobre 2014 Poste pourvu
 
Lieu d'affectation :  Lyons, France
 
Unité administrative : CIRC (IARC)
Section Soutien à la Recherche (SSR) / Service des Ressources Humaines (HRO)
 
OBJECTIFS DU PROGRAMME
Le Service des Ressources humaines apporte son soutien et propose ses services pour toutes les activités liées aux ressources humaines, afin d'aider à la réalisation des objectifs du Centre.
Description des fonctions
Objectif du poste :

Sous la direction de la Responsable des Ressources humaines, l'Assistant(e) Ressources humaines (HRA) fournit un soutien administratif dans le cadre du suivi des postes et des contrats ainsi que du recrutement de diverses catégories de personnel au sein du CIRC. L'intéressé(e) fournit également des conseils aux membres du Personnel du Centre en ce qui concerne le Statut et Règlement du Personnel, les directives et procédures en Ressources Humaines, notamment en terme de prestations et d'allocations.

Tâches et responsabilités :
Sous la supervision de la Responsable des Ressources humaines, l'Assistant(e) Ressources humaines (HRA) apporte un soutien administratif et un conseil auprès des Sections dont il/elle a la charge au sein du CIRC, fournissant différents services en ressources humaines, comme suit :

1. GESTION DES POSTES
a) Fournir tout document administratif relatif à la création, à la classification, à la révision et à la suppression de postes;
b) Gérer les prorogations de postes en donnant les préavis nécessaires aux gestionnaires, puis en effectuer le suivi pour que les procédures administratives soient faites dans les temps ;
c) S'assurer que l'information relative aux postes soit bien classée dans les dossiers.

2. RECRUTEMENT ET SELECTION DU PERSONNEL SOUS CONTRAT A DUREE DETERMINEE ET DU PERSONNEL TEMPORAIRE (CATEGORIES PROFESSIONNELLE ET DES SERVICES GENERAUX)
a) Préparer les vacances de poste ; s'assurer de leur affichage opportun en interne, sur intranet et/ou internet et, si besoin, en externe ;
b) Préparer des tableaux facilitant l'examen des candidatures ;
c) Saisir et gérer les vacances de postes professionnels à l'aide du système informatique 'E-recruitment' ;
d) Aider à l'organisation des tests, des entretiens et des réunions des comités de sélection, y compris l'organisation des préparatifs de voyage et réservations d'hôtel pour les candidats, la préparation des programmes de visite et la circulation des documents de fond. Recevoir les candidats et préparer leur programme de visite puis les accompagner au besoin dans leurs visites ;
e) Vérifier les références des candidats recommandés ;
f) Préparer les contrats de consultants et d'ASS (Accords de services spéciaux) ;
g) Ebaucher la correspondance confidentielle de routine et d'offres d'engagement, de sa propre initiative ou sur instruction ;
h) Assurer la gestion des dossiers pertinents et des archives.

3. ADMINISTRATION DES CONTRATS ET DES DROITS
a) Gérer les fins de contrats, en donnant le préavis nécessaire aux gestionnaires et en effectuer le suivi, permettant ainsi le démarrage des procédures administratives de renouvellement ou de fin de contrat dans les temps ;
b) Préparer la correspondance et les documents administratifs pour les engagements, les réaffectations et les fins de contrats ;
c) Gérer le flux des demandes relatives aux ressources humaines provenant de membres du personnel et de la direction du CIRC. Y répondre ou mettre en ouvre l'action appropriée ;
d) Apporter aux membres du personnel une information claire sur leurs conditions d'emploi et leurs droits, y compris sur leur statut personnel et les différents types de congés ;
e) Identifier les cas relevant des ressources humaines qui nécessitent une autorisation spécifique et les porter à la connaissance de la Responsable des Ressources humaines ;
f) S'assurer que les informations pertinentes relatives au personnel sont bien classées dans les dossiers ;
g) Préparer les documents relatifs aux changements contractuels et personnels (prorogations de contrats, promotions, congés sans solde, réaffectations, changements familiaux, etc.), et ébaucher la correspondance de routine s'y rapportant ;
h) Saisir, gérer et tenir à jour les données appropriées dans le Système administratif et financier (SAP) pour la préparation de la paie, les augmentations annuelles, la retraite et l'assurance du personnel, en respectant les dates de clôture mensuelles ; préparer les rapports mensuels pour prendre les mesures appropriées ;
i) Préparer les autorisations de voyage pour les voyages statutaires ; vérifier les horaires et le coût auprès de l'agence de voyage et faire les réservations ;
j) Contrôler et calculer les droits spéciaux tels que les congés-maladie de longue durée, les congés dans les foyers, etc.
k) Préparer la documentation pour les enquêtes et les ajustements de salaire ainsi que pour les rapports statistiques ;
l) Préparer et imprimer les rapports depuis la base de données RH, en fonction des besoins.

4. GESTION DES PERFORMANCES
Vérifier que les rapports d'évaluation des services (PMDS) sont à jour pour les membres du personnel sous contrat à durée déterminée ou temporaire, s'assurer que les dates limites sont respectées pour les augmentations annuelles, les prorogations de contrats, etc., et attirer l'attention de la Responsable des Ressources humaines sur les cas particuliers.

5. Effectuer toute autre tâche en fonction de la demande, y compris, mais non limitée à la vérification annuelle du statut des personnes à charge et la formation du personnel.

6. Assurer le remplacement de l'autre Assistante Ressources humaines et de la Secrétaire en leur absence.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
Essentiel :
Etudes secondaires complètes ou équivalent, suivies d'une formation spécialisée en administration générale et/ou Ressources humaines sanctionnée par un diplôme (BTS, DUT ou équivalent) plus formation dans l'utilisation des logiciels et autres technologies modernes de bureau.

Souhaitable :
Un niveau d'étude supérieur serait un atout.
Compétences :
Connaissance des règlements et procédures administratives du CIRC, ainsi que de son règlement financier et des ressources humaines.
Bonnes qualités d'organisation et capacité à travailler en équipe.
Capacité à effectuer de multiples tâches et à travailler sous pression tout en prêtant une grande attention aux détails.
Excellentes qualités interpersonnelles et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
Tact, diplomatie et discrétion sont exigés.
Expérience :
Essentiel :
Au moins cinq années d'expérience à un poste administratif, de préférence en Ressources humaines.

Souhaitable :
Une expérience au sein de l'OMS/CIRC et la connaissance de ses règles, réglementations et procédures seraient très souhaitables.
Une expérience dans un environnement international serait un atout.
Langues :
Essentiel :
Excellente connaissance de l'anglais ou du français et très bonne connaissance de l'autre langue.

Souhaitable:
La connaissance d'une autre langue de l'ONU serait un atout.
Informations supplémentaires
CE POSTE EST BASE A LYON, FRANCE. VEUILLEZ NOTER QUE L'OMS/CIRC NE PREND PAS EN CHARGE LES EVENTUELS FRAIS DE VOYAGE ET DE DEMENAGEMENT LIES A CE RECRUTEMENT.

Salaire annuel : 38458 Euros, net d'impôt.

Ce poste est ouvert aux candidats des deux sexes.

L'OMS/CIRC possède son propre régime d'assurance-maladie et de retraite et n'a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n'a, en outre, aucune convention avec les ASSEDIC concernant les cessations d'emploi.

Tout engagement/prolongation d'engagement est soumis aux règles énoncées dans le Statut du Personnel, le Règlement du Personnel et le Manuel de l'OMS.

Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

Cette vacance de poste pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

Un test écrit et/ou un entretien pourraient être utilisés comme moyen de présélection.

Les candidatures en ligne sont vivement encouragées pour permettre à l'OMS de conserver votre profil dans une base de données permanente. Veuillez consulter le site du recrutement en ligne de l'OMS à : http://www.who.int/employment/fr/ ; vous y trouverez toutes les informations sur les procédures relatives aux candidatures en ligne.

L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.
Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS. Seules seront contactées les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération.

Poste pourvu

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Le CIRC st un espace non fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.