ASSISTANT/E (PROGRAMME DES BOURSES) (IARC/14/FT118)

31 August 2016
 
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Numéro de la vacance : IARC/14/FT118
 
Titre: Assistant/e (Programme des bourses)
 
Classe : G5
 
Type de contrat : Contrat de durée déterminée
 
Durée :  Deux ans, renouvelable.
 
Date : 7 mars 2014
 
Date de clôture : 30 mars 2014 Poste pourvu
 
Lieu d'affectation :  Lyons, France
 
Unité administrative : CIRC (IARC)
Bureau du Directeur (DIR)/Groupe Education et formation (ETR)
 
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L'éducation et la formation dans la recherche sur le cancer est l'une des composantes réglementaires clés de la mission du CIRC. Depuis sa création, le CIRC mène avec succès des programmes internationaux de cours et de bourses qui ont joué un rôle fondamental dans la formation de générations de chercheurs sur le cancer, en particulier des pays à revenu faible et intermédiaire, et le développement de la recherche sur le cancer à l'échelle mondiale. Le Groupe Education et formation du CIRC (ETR) met à nouveau l'accent sur cette tâche, en s'appuyant sur des partenariats, le cas échéant, et en utilisant de plus en plus des technologies modernes pour proposer les activités de formation du Centre et diffuser ses connaissances aux individus et aux organisations où l'impact sera le plus grand.
Description des fonctions
Sous la supervision du Responsable de l'Education et de la formation (ETR), les fonctions et responsabilités du titulaire sont les suivantes :

1/ Programme des bourses du CIRC
- Organiser les appels à candidature (y compris les annonces correspondantes), examiner les candidatures, vérifier l'éligibilité des candidats, organiser les réunions des comités de sélection (ou des processus de sélection spécifiques).
- Apporter un appui aux boursiers et un suivi régulier, et faire le lien avec la conseillère sociale du CIRC.
- Effectuer toutes les démarches administratives, financières, techniques et de procédures pour permettre au programme d'atteindre ses objectifs de manière efficace et en temps opportun.
- Réaliser des enquêtes quinquennales post-bourses (postdoctorants et chercheurs de haut niveau).
- Apporter un appui au Responsable ETR quant à l'adaptation et à l'amélioration continue des procédures administratives et de gestion, afin de permettre au programme d'évoluer.
- Aider le superviseur à la préparation de demandes de financement auprès de bailleurs de fonds externes, de rapports périodiques et de matériel promotionnel/ de communication.

2/ Gestion administrative des jeunes chercheurs et des chercheurs invités accueillis au CIRC
- Gérer les droits aux prestations des chercheurs en début de carrière et de haut niveau (y compris les boursiers), les procédures obligatoires en termes de visas et de permis de séjour, vérifier, certifier et traiter les demandes de remboursement des frais (voyage, assurance maladie, etc, y compris pour les boursiers).
- Gérer les contrats et les paiements de contrats et de salaires aux chercheurs en début de carrière et aux chercheurs invités (y compris les boursiers) dans le module RH de la base de données SAP, y compris la responsabilité de la saisie et de la vérification des données et de la préparation des estimations finales de coût du programme de formation.
- Assurer au jour le jour le lien et la communication entre les différents intervenants, y compris avec l'Association des chercheurs en début de carrière (par ex. réunions de coordination).
- Gérer la Charte post-doctorat pour les boursiers et autres chercheurs postdoctorants :
Organiser et réaliser les entretiens d'arrivée et de départ pour les boursiers et autres chercheurs postdoctorants.
Faire le suivi des formulaires à compléter de la Charte post-doctorale.
Dresser une liste des besoins en formation de base.
Répondre aux demandes des post-doctorants pour participer à des cours externes.
Surveiller la mise en ouvre et proposer des améliorations.
- Apporter un appui au superviseur dans la mise à jour des lignes directrices et des modes opératoires normalisés, et assurer le lien et l'échange d'informations avec les universités locales (comme l'INSERM, les universités).

3/ Participation à la gestion des activités du Groupe Education et formation
- Préparer le contenu et les mises à jour des pages FEL/sections du site ETR.
- Contribuer à la préparation des réunions ACET.
- Apporter un appui au superviseur pour la préparation du plan de travail et du budget biennal, ainsi que des rapports pertinents.
- Apporter un appui au superviseur pour la préparation de demandes de financement auprès de bailleurs de fonds externes ainsi que des rapports périodiques et du matériel promotionnel/de communication.
- Apporter un appui de façon proactive dans le travail des autres membres du Groupe.

4/ Accomplir d'autres tâches selon les besoins.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
Diplôme d'études secondaires ou équivalent complété par une formation administrative (DUT, BTS ou équivalent) avec une formation à l'utilisation des logiciels de bureautique et des outils informatiques et de communication pertinents.
Compétences :
Essentiel :
Excellentes aptitudes interpersonnelles, de service et orientées appui et capacité à travailler dans un environnement multiculturel, avec tact, diplomatie et discrétion.
Compétences organisationnelles et aptitude à fournir des conseils aux individus à tous les niveaux.
Capacité à travailler en équipe.
Capacité à effectuer des travaux de rédaction de nature non technique.
Polyvalence et capacité à travailler sous pression tout en gardant une attention particulière aux détails et à la précision.
Connaissance des logiciels pertinents, et notamment de Microsoft Office, et des outils internet. D'autres compétences et une connaissance d'autres logiciels (comme le système de gestion DSEi) seraient un atout.

Souhaitable :
Connaissance des procédures de gestion des bourses et/ou des étudiants et/ou des ressources humaines (candidatures, sélection, procédures et gestion de la formation).
Connaissance des règlements et procédures du CIRC/OMS tels qu'ils figurent dans le manuel de l'OMS, le Manuel du CIRC et le Guide de rédaction OMS.
Expérience :
Au moins cinq années d'expérience dans des postes administratifs similaires. Une ou deux années d'expérience dans une agence de type ONU, afin d'avoir une bonne connaissance des règles, pratiques et procédures, seraient un atout de même qu'une expérience de programme de bourses et/ou en ressources humaines. Avoir une expérience de travail dans un cadre international ainsi que dans les ressources humaines ou dans un Bureau d'étudiants d'une grande organisation ou institution académique est souhaitable.
Langues :
Excellente connaissance de l'anglais ou du français et très bonne connaissance de l'autre langue. La connaissance d'autres langues officielles de l'ONU serait un atout.
Informations supplémentaires
Ce recrutement est limité aux candidats résidant dans un rayon de 50 kms autour de Lyon.

Salaire annuel : 38458 Euros, net d'impôt.

Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines.

L'OMS/CIRC possède son propre régime d'assurance-maladie et de retraite et n'a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n'a, en outre, aucune convention avec les ASSEDIC
concernant les cessations d'emploi.

Tout engagement/prolongation d'engagement est soumis aux règles énoncées dans le Statut du Personnel, le Règlement du Personnel et le Manuel de l'OMS.

Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

Cette vacance de poste pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

Les candidatures en ligne sont vivement encouragées pour permettre à l'OMS de conserver votre profil dans une base de données permanente. Veuillez consulter le site du recrutement en ligne de l'OMS à : http://www.who.int/employment/fr/ ; vous y trouverez toutes les informations sur les procédures relatives aux candidatures en ligne.

L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.
Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS. Seules seront contactées les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération.

Poste pourvu

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Le CIRC st un espace non fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.
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