SECRÉTAIRE - RECRUTEMENT LOCAL (IARC/14/FT95)

29 June 2016
 
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Numéro de la vacance : IARC/14/FT95
 
Titre: Secrétaire - RECRUTEMENT LOCAL
 
Classe : G4
 
Type de contrat : Contrat de durée déterminée
 
Durée :  2 ans. Toute prolongation est soumise à la disponibilité de fonds.
 
Date : 4 mars 2014
 
Date de clôture : 16 mars 2014 Poste pourvu
 
Lieu d'affectation :  Lyons, France
 
Unité administrative : CIRC (IARC)
Section Mécanismes de la cancérogenèse (MCA) / Groupe Epigénétique (EGE)
 
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L'objectif global à long terme de la Section Mécanismes de la cancérogenèse (MCA) est de
faire progresser la compréhension des mécanismes de la cancérogenèse et de contribuer à la prévention du cancer. Ce résultat est obtenu grâce à l'étude des interactions entre les gènes, les mécanismes épigénétiques et l'environnement. La Section vise également un impact majeur dans la découverte de biomarqueurs et l'étiologie du cancer, en tirant parti des progrès nés de la révolution technologique génome/épigénome et des initiatives majeures de séquençage du génome en matière de cancer.
Le Groupe Epigénétique (EGE) mène à la fois des études mécanistiques et un profilage épigénétique, visant à 1) acquérir une meilleure compréhension mécanistique de la tumorigenèse, et 2) découvrir et valider de nouveaux biomarqueurs épigénétiques. Ce programme exploite de nouveaux concepts en épigénétique du cancer, des avancées technologiques récentes en épigénétique et en épigénomique, et est mené en étroite collaboration avec des chercheurs en laboratoire et des épidémiologistes du CIRC ainsi que des groupes extérieurs.
Description des fonctions
Objectif du poste:
Affecté au Groupe Epigénétique (EGE), dans la Section Mécanismes de la cancérogenèse (MCA), le titulaire assure les services de secrétariat auprès du personnel d'EGE et de MCA.

Sous la supervision directe du Chef du Groupe EGE, les fonctions et responsabilités du titulaire sont les suivantes :

1. Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant en joignant, si nécessaire, la documentation et les fichiers pertinents, en attirant au besoin l'attention du superviseur sur des questions/problèmes spécifiques ;

2. A l'aide de systèmes en ligne, préparer les autorisations de voyage, vérifier les horaires et les coûts avec l'Agent de voyage en interne, faire les réservations de vol et d'hôtels, et traiter d'autres questions connexes, à la demande ou de sa propre initiative ;

3. Surveiller les délais et les rappeler aux membres du personnel, et s'assurer que la correspondance et les requêtes sont traitées dans les délais prescrits ;

4. Préparer des réponses à la correspondance générale et administrative, à partir d'instructions ou de sa propre initiative, puis finaliser ;

5. Saisir, corriger la grammaire et l'orthographe puis, conformément au style OMS et du Groupe, rectifier le format de rapports et de documents techniques, de tableaux, et aider à la préparation de demandes de subventions, de présentations, etc ;

6. Obtenir, au besoin, des documents et des informations du personnel de la Section et du Groupe, de l'Administration et d'autres Sections, Groupes et organismes / institutions extérieurs ; effectuer à la demande des recherches dans des ressources d'information - (bibliothèque, internet) ;

7. Maintenir, en étroite collaboration avec ses collègues, le système de classement du poste de travail, tenir à jour les dossiers du personnel à charge et obtenir à la demande les informations pertinentes ;

8. Gérer et mettre à jour les bases de données du Groupe, notamment les contacts, les publications, les subventions et autres ;

9. Filtrer les appels téléphoniques avec tact et discrétion, répondre aux questions et/ou rediriger les visiteurs et les appels avec diplomatie et courtoisie, obtenir des informations sur l'objet des rendez-vous, fixer ces derniers et accueillir les visiteurs ;

10. Effectuer les tâches liées à la Section dans son ensemble, comme la préparation des rapports du SLT, l'organisation des réunions de Section, entre autres tâches ;

11. Participer à l'organisation et à la préparation des réunions du Groupe, des ateliers, des séminaires, etc. en préparant la liste des participants, les autorisations de voyage, en rédigeant les lettres d'invitation, en préparant les documents, les photocopies et les dossiers d'information ainsi que les présentations et les diapositives ; mais aussi préparation des documents nécessaires à la sécurité au CIRC et s'assurer que les autorisations et les visas sont prêts en temps opportun, réserver les salles de réunion, gérer les réservations d'hôtel ;

12. Apporter un appui en secrétariat aux participants lors de réunions, d'ateliers et de séminaires, en tapant et/ou modifiant rapports et documents ;

13. Assurer le lien avec HRO et FEL afin de s'assurer que les documents relatifs au personnel sont correctement préparés et en temps opportun ; aider les visiteurs à leur arrivée et tout au long de leur séjour dans le Groupe ;

14. Effectuer d'autres tâches connexes à la demande du superviseur de premier niveau (remplacement du personnel de soutien, appui à d'autres Equipes de la Section).
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
Diplôme d'études secondaires ou équivalent, suivi d'une formation spécialisée dans le domaine administratif/de secrétariat, sanctionnée par un diplôme (BTS/DUT ou équivalent).
Compétences :
Ce travail exige l'utilisation d'une série de logiciels tels que traitement de texte, de présentation et graphiques, pour saisir, éditer et imprimer la correspondance, les documents, les rapports, les tableaux, les présentations etc. , et gérer le système de classement de ce poste de travail et/ou de l'équipe.
Formation de secrétariat. Formation aux procédures de bureau et à l'utilisation des logiciels de bureautique standard tels que MS Word, Excel, Power Point, et des applications internet standard, etc.
Capacité et volonté de travailler en équipe, d'une manière proactive, sous pression le cas échéant.
Bonnes compétences organisationnelles et interpersonnelles et aptitude à interagir professionnellement et efficacement avec le personnel et les visiteurs à tous les niveaux, dans un environnement international. Tact, discrétion et sensibilité aux différences culturelles.

Le titulaire maintient et actualise sa maîtrise de l'utilisation de technologies modernes de bureau par des cours en interne, une formation sur le tas et/ou en auto-formation. Il se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, les règles et règlements, la structure organisationnelle du Groupe, de la Section, du CIRC et de l'OMS.
Expérience :
Au moins quatre années d'expérience en secrétariat, avec de préférence une expérience à l'OMS et une connaissance de ses pratiques et procédures liées au travail. Une expérience de l'organisation de réunions officielles de l'OMS serait un atout.
Langues :
Excellente connaissance de l'anglais ou du français et une connaissance pratique de l'autre langue. La connaissance d'une autre langue des Nations Unies serait un atout.
Informations supplémentaires
CE RECRUTEMENT EST LIMITE AUX CANDIDATS RESIDANT DANS UN RAYON DE 50 KM AUTOUR DE LYON.
L'OMS/CIRC possède son propre régime d'assurance-maladie et de retraite et n'a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n'a, en outre, aucune convention avec les ASSEDIC concernant les cessations d'emploi.
Traitment annuel (Net d'impôts)
34,673 euros fonctionnaire sans personnes à charge
34,673 euros fonctionnaire avec personnes à charge au premier degré

Cette vacance de poste pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

Un test écrit et/ou un entretien pourraient être utilisés comme moyen de présélection.

Les candidatures en ligne sont vivement encouragées pour permettre à l'OMS de conserver votre profil dans une base de données permanente. Veuillez consulter le site du recrutement en ligne de l'OMS à : http://www.who.int/employment/fr/ ; vous y trouverez toutes les informations sur les procédures relatives aux candidatures en ligne.

L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.
Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS. Seules seront contactées les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération.

Poste pourvu

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Le CIRC st un espace non fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.
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