UN(E) ASSISTANT/SECRÉTAIRE DU REPRÉSENTANT (AFRO/13/FT418)

26 August 2016
 
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The mission of WHO is the attainment by all peoples of the highest possible level of health.
Vacancy Notice No: AFRO/13/FT418
 
Title: UN(E) ASSISTANT/SECRÉTAIRE DU REPRÉSENTANT
 
Grade: G6
 
Contract type: Fixed-term Appointment
 
Duration of contract:  Deux (02) ans renouvelable avec une période probatoire d'un an
 
Date: 13 October 2013
 
Application Deadline: 28 October 2013 Vacancy Filled
 
Duty Station:  Algiers, Algeria
 
Organization unit: AF_DZA Algeria (AF_DZA) /
AF_DZ1 WHO Representative's Office (AF_DZ1)
 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME :
Les unités d'appui managérial des Pays ont été créées dans la structure organisationnelle pour fournir un appui aux managers et aux membres du personnel afin de leur permettre d'assumer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM. Ces unités doivent s'assurer que toutes les questions administratives et financières se font dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de 1'Organisation, dans le contexte (ERP)
Description of duties:
Sous la supervision du Représentant, le titulaire exercera les fonctions suivantes:

GENERAL
 Surveiller le flux d'informations du bureau du Représentant, passer au crible, trier, analyser et identifier les domaines qui nécessitent une action du Représentant ;

 Assurer un suivi à temps des demandes d'informations, des briefings, et des autres actions émanant du bureau du Représentant en se mettant en rapport avec les unités/équipes appropriées ;

 Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en tenant compte de la nature et de 1'urgence de chaque cas, y compris les transferts si nécessaires ;

 Fournir les backgrounds pour chaque rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou membres du personnel ;

 Planifier les journées du Représentant : mise à jour de son agenda (organisation des audiences et réunions à
l'extérieur);

 Partager les informations sur les procédures administratives aux membres du personnel de la catégorie des services généraux de 1'équipe et assister le staff sur comment accéder à ces procédures ;

CORRESPONDANCE
 Rédiger (draft) les correspondances administratives ou générales sur initiative personnelle ou sur instruction, finaliser les correspondances/rapports pour signatures/visas ;

 Vérifier que les courriers sortants sont présentés suivant les styles et normes de l'OMS, s'assurer que le langage utilisé est approprié et que toutes les fautes de grammaire et de conjugaison sont corrigées avant d'être présentés pour signature ou visa. réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;

- Obtenir des documents d'information et de background pour les réunions, séminaires, ateliers, etc dans lesquels les Administrateurs de programmes vont participer, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;

GESTION DE L'INFORMATION
 En étroite collaboration avec les autres assistants, créer et/ou maintenir un système de classement, procéder à
sa mise à jour continue pour se rassurer que les informations qu'il contient sont utilisées de manière efficiente et efficace ;

 Obtenir les documents et informations de source interne ou externe requises ; procéder à la recherche d ' informations (bibliothèques, internet) ;

 Tenir à jour le répertoire des personnalités officielles du Gouvernement, du Corps diplomatique, des
Organisations Internationales, des Organisations Gouvernementales et Non Gouvernementales ;

VOYAGE ET REUNION
-Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programmes. Faire les réservations d'avion et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande;

AUTRES TACHES
-S'acquitter d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l'Administration et au Bureau du Représentant
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education:
 Essentielle : Fin d'études secondaires ou diplôme équivalent d'une école technique ou commerciale.

 Souhaitable : Formation dans le domaine et/ou de administration.
Skills:
Le titulaire du poste maintien et se met à jour dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Experience:
 Essentielle : Au moins 5 ans d'expérience dans le domaine

 Souhaitable : Expérience dans un poste d'appui administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence du système des Nations Unies est un atout. Expérience en GSM ou autre système similaire ERP est un atout
Languages:
La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais sont exigées

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Online applications are strongly encouraged to enable WHO to store your profile in a permanent database. Please visit WHO's e-Recruitment website at: www.who.int/employment. The system provides instructions for online application procedures.
All applicants are encouraged to apply online as soon as possible after the vacancy has been posted and well before the deadline stated in the vacancy announcement.

WHO is committed to workforce diversity.
Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual. Only candidates under serious consideration will be contacted.

Vacancy Filled

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