SECRETAIRE A L'ADMINISTRATION (AFRO/13/FT416)

11 December 2016
 
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The mission of WHO is the attainment by all peoples of the highest possible level of health.
Vacancy Notice No: AFRO/13/FT416
 
Title: SECRETAIRE A L'ADMINISTRATION
 
Grade: G5
 
Contract type: Fixed-term Appointment
 
Duration of contract:  Deux (02) ans renouvelable avec une période probatoire d'un an
 
Date: 13 October 2013
 
Application Deadline: 28 October 2013 Vacancy Filled
 
Duty Station:  Algiers, Algeria
 
Organization unit: AF_DZA Algeria (AF_DZA) /
AF_DZ1 WHO Representative's Office (AF_DZ1)
 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME :
Les Unités d'Appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
Description of duties:
GÉNÉRALES
-Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chacun, y compris réorienter le cas échéant;

-Fournir des renseignements de base pour les requêtes adressées au personnel ou/et aux fournisseurs;

-Assurer le suivi des demandes de biens et de services, y compris les exigences en matière de réception, de paiement et de stocks.

-Tenir les registres des congés et des absences.

CORRESPONDANCE
-Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou conformément aux instructions et finaliser la correspondance/les rapports pour signature et autorisation ;

-Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l'OMS et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation;

-Analyser la correspondance et les demandes reçues à la lumière de la documentation, des instructions, des politiques et des précédents; pour la correspondance accompagnée d'informations incomplètes, rechercher, obtenir et joindre des informations contextuelles à l'avance et identifier les domaines nécessitant une action de la part des fonctionnaires responsables, en attirant leur attention sur des points spécifiques;

-Veiller à ce que les rapports et les documents techniques soient conformes aux normes, aux règles, aux pratiques et aux procédures de l'OMS, les réviser et les corriger si nécessaires avant leur soumission pour signature ou approbation à l'autorité compétente.

-Utiliser des outils de suivi appropriés; suivre et veiller à ce que les échéances et les délais soient respectés, et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse en temps voulu.


ADMINISTRATION DES RÉUNIONS
-Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, des séminaires, des ateliers, y compris l'émission des lettres d'invitation, l'estimation des coûts et les demandes de voyage; aider à la préparation des documents, l'envoi du matériel et la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées;

-Préparer les exposés à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions;

-Planifier les réunions hebdomadaires de l'équipe et les réunions ad hoc, en fonction des calendriers et des besoins; prendre des notes et préparer les comptes-rendus;

Obtenir des informations et les documents de base pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc. auxquels doivent prendre part l'équipe et le personnel des programmes techniques, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropriés.

VOYAGES
-Utiliser le GSM pour préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS;
-Préparer les dossiers de voyage et traiter des autres questions connexes, à la demande ou de sa propre initiative;
-Suivre la mise en ouvre des recommandations des rapports de mission.

AUTRES TÂCHES
- S'acquitter d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions y compris fournir un appui dans d'autres domaines d'activité.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education:
 Essentielle:- Un cycle secondaire complet ou une formation technique ou commerciale équivalente.

 Souhaitable:- Une formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.
Skills:
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise et actualiser ses connaissances dans l'utilisation des technologies modernes de bureautique par le biais de formations internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, les règles et règlements, l'organigramme de l'OMS, afin d'être en mesure d'informer les autres et expliquer les procédures.
Experience:
 Essentielle:- 3 à 5 ans d'expérience pertinente.

 Souhaitable:- Une expérience à des postes de soutien administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies serait un atout. Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou d'autres ERP serait un atout.
Languages:
Parfaite connaissance du français et connaissance pratique de l'anglais.

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Online applications are strongly encouraged to enable WHO to store your profile in a permanent database. Please visit WHO's e-Recruitment website at: www.who.int/employment. The system provides instructions for online application procedures.
All applicants are encouraged to apply online as soon as possible after the vacancy has been posted and well before the deadline stated in the vacancy announcement.

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Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual. Only candidates under serious consideration will be contacted.

Vacancy Filled

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