UN(E) ASSISTANT (E) LOGISTIQUE, ACHATS ET VOYAGES (AFRO/13/FT312)

28 June 2016
 
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Vacancy Notice No: AFRO/13/FT312
 
Title: UN(E) ASSISTANT (E) LOGISTIQUE, ACHATS ET VOYAGES
 
Grade: G6
 
Contract type: Fixed-term Appointment
 
Duration of contract:  Deux (02) ans renouvelable avec une période probatoire d'un an
 
Date: 1 August 2013
 
Application Deadline: 7 August 2013 Vacancy Notice Cancelled
 
Duty Station:  Bamako, Mali
 
Organization unit: AF_WSR AF West Sub-Region (AF_WSR) /
AF_MLI Mali (AF_MLI)
 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME :
Les unités d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l'organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l'OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
Description of duties:
Sous la supervision de l'Administrateur chargé des Opérations, l'Assistant Logistique, achats et voyages fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l'exécution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants :

Logistique :
- Assiste les membres du personnel international en ce qui concerne l'importation, l'acquisition et l'enregistrement de leurs véhicules et effets personnels;
- Suit les demandes de biens et services : reçus, paiements et besoins en matière de stock;
- Examine régulièrement les fournitures du bureau de pays et soumet à l'Administrateur chargé des Opérations les besoins en matière de renouvellement du stock;
- Coordonne et suit les besoins des bureaux, en liaison avec les unités concernées;
- Assure le suivi du processus d'inspection annuelle et des polices d'assurance de tous les véhicules du bureau.

Gestion des achats et des stocks :
- Assiste le bureau de pays dans l'élaboration des prévisions d'achats. Sur la base du plan de prévision des achats, l'Assistant fournit un appui à l'exécution des activités d'achat connexes et peut participer avec ou en lieu et place du supérieur hiérarchique aux réunions avec des fournisseurs ou des unités de programmes;
- Gère le processus de pré-qualification et enregistrement des fournisseurs dans le GSM;
- Formule des demandes d'estimation de prix pour des articles/services ne figurant pas dans le catalogue de produits standards de l'OMS; enregistre et archive les demandes d'estimation de prix de biens et services qui ne sont pas encore inclus comme articles dans la nomenclature; aide le gestionnaire de programme à rechercher des fournisseurs pour les biens ou les services requis et s'assure que tous les détails sont disponibles et enregistrés dans le GSM.
- Initie ou révise des demandes d'achat de biens et services; S'assure que la liste des entrepreneurs/fournisseurs sélectionnés est envoyée en vue de leur enregistrement; propose au bureau de pays ou l'aide à accepter les offres les plus économiques, justificatifs à l'appui. Au cas où des services externes sont réquisitionnés, l'Assistant Logistique, Achats et Voyages aide le gestionnaire de programme ou d'unité à étudier la demande de service sur la base des politiques de l'OMS.
- Accuse réception des biens et services dans le GSM;
- Tient/met à jour des données de tous les articles «inventoriables» du bureau de pays;
- Gère l'allocation des espaces et du matériel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l'équipe des services administratifs;
- Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.

Gestion des voyages et des réunions :
- Enregistre et gère les plans de réunions dans le GSM;
- Enregistre et gère les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles;
- Assure la conformité à la politique en matière de voyages;
- Prend toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du bureau de pays et gère les plans de voyage;
- Assure le suivi de la mise en ouvre des recommandations formulées au cours des missions;
- Aide à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériels d'information, en cas de besoin;
- Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education:
Essentielle : Cycle secondaire complet plus une formation dans le domaine de l'administration générale ou comptabilité, avec un accent sur les pratiques, théories et procédures en matière de logistique, d'achats et de voyages. Une formation dans les domaines de la logistique et des approvisionnements serait un atout.

Souhaitable : Formation en Logistique, Approvisionnement/Achats et Voyages serait un atout.
Compétences avérées dans en matière de rédaction et d'édition sont également souhaitées
Skills:
Le poste requiert des connaissances actualisées de tous les changements survenus dans les modes opératoires normalisés. Le/la titulaire doit également être doté de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l'Organisation, acquises par l'autoformation ou dans le tas, y compris en ce qui concerne le Système mondial de gestion (GSM). La connaissance des règles, règlements et pratiques de l'OMS serait un atout.
Experience:
Essentielle : 08 ans d'expérience à des postes administratifs, de préférence plusieurs années d'expérience au sein du système des Nations Unies et une bonne connaissance de ses règles, règlements, procédures et pratiques qui s'appliquent aux tâches à accomplir.

Souhaitable : Une expérience dans d'autres domaines tels que la gestion de programme serait un atout.
Languages:
Parfaite connaissance du français et connaissance pratique de l'anglais.
Additional Information:
 Poste ouvert uniquement aux candidats de nationalité Malienne
 Les candidatures féminines sont fortement encouragées
 Seuls les candidats dont les dossiers sont retenus seront contactés

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Vacancy Notice Cancelled

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