SECRÉTAIRE DE PROGRAMME (AFRO/13/FT309)

24 July 2016
 
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The mission of WHO is the attainment by all peoples of the highest possible level of health.
Vacancy Notice No: AFRO/13/FT309
 
Title: Secrétaire de Programme
 
Grade: G5
 
Contract type: Fixed-term Appointment
 
Duration of contract:  Deux (02) ans renouvelables avec une période probatoire d'un an
 
Date: 29 July 2013
 
Application Deadline: 7 August 2013 Vacancy Filled
 
Duty Station:  Abidjan, Côte d'Ivoire
 
Organization unit: AF_WSR AF West Sub-Region (AF_WSR) /
AF_CIV Cote D'Ivoire (AF_CIV)
 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME :
L'équipe pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l'intérêt et coordonner l'assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l'OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l'analyse et à la diffusion des informations sanitaires.
Description of duties:
Sous la supervision directe de l'Administrateur National Chargé des Opérations, le/la titulaire du poste s'acquittera des fonctions ci-après :

1. Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programme ou du NPO Chargé des Opérations ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;

2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;

3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programme, en attirant leur attention sur des points Planifier les réunions des Administrateurs de programme, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendu des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d'action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;

4. Obtenir des documents d'information et de background pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. dans lesquels les Administrateurs de programmes vont participer, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;

5. Assister à la préparation des présentations en utilisant PowerPoint et autres logiciels de présentation sur la base d'instructions des Administrateurs de programmes ;

6. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques procédures et style d'édition de l'OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant ;

7. Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;

8. Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programme. Faire les réservations d'avion et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;

9. S'acquitter d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l'Administration et au Bureau du Représentant.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education:
Essentielle: Fin d 'études secondaires. Aptitudes confirmées dans le domaine du secrétariat

Souhaitable : Une formation dans un domaine administratif est souhaitable.
Skills:
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-format ion. Il/elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Experience:
Essentielle: Au moins 5 ans d'expérience dans une institution publique ou privée reconnue

Souhaitable: Expérience dans des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience dans les systèmes basés sur l'Oracle ou autre système similaire ERP est un atout.
Languages:
La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais sont exigées.
Additional Information:

 Poste ouvert uniquement aux candidats de nationalité ivoirienne
 Les candidatures féminines sont fortement encouragées
 Seuls les candidats dont les dossiers sont retenus seront contactés

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Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual. Only candidates under serious consideration will be contacted.

Vacancy Filled

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