COMMIS ADMINISTRATIF (AFRO/13/FT266)

1 July 2016
 
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Vacancy Notice No: AFRO/13/FT266
 
Title: Commis administratif
 
Grade: G3
 
Contract type: Fixed-term Appointment
 
Duration of contract:  Two(02) years
 
Date: 26 June 2013
 
Application Deadline: 13 July 2013 Vacancy Filled
 
Duty Station:  Abidjan, Côte d'Ivoire
 
Organization unit: AF_WSR AF West Sub-Region (AF_WSR) /
AF_CIV Cote D'Ivoire (AF_CIV)
 
OBJECTIVES OF THE PROGRAMME :
Les unités d'appui aux pays ont été mises en place dans la structure organisationnelle afin d'apporter un appui aux administrateurs de programme et au personnel afin qu'ils puissent assumer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et assurer le respect des politiques, procédures, règles et règlements relatifs à l'ensemble des questions administratives et financières et aux transactions dans le cadre d'un Progiciel de gestion intégrée (PGI/ERP).
Description of duties:
Sous la supervision et les orientations générales du NPO/Chargé des Opérations, le/la titulaire effectue des tâches extrêmement diverses et variées au point qu'elles ne sont pas classées dans un emploi de bureau spécifique, qui nécessitent une connaissance limitée des systèmes de gestion et des procédures de bureau. Les tâches de bureau peuvent être assignées conformément aux procédures du bureau pays et peuvent consister à répondre au téléphone, utiliser les machines de bureau et effectuer le classement :

1.Assister à la à réception des visiteurs et répondre aux appels téléphoniques, transférer les appels et prendre les messages ;

2.Enregistrer, distribuer et classer le courrier, les documents et toutes autres pièces ;

3.Compiler, photocopier, trier et classer les documents de toutes les activités du bureau ;

4.Maintenir et mettre à jour les systèmes de classement, d'inventaire, de bases de données, email, de façon manuelle ou à l'aide d'un ordinateur ;

5.Collecter et transmettre le courrier, les valises diplomatiques et autres documents des bureaux, des agences gouvernementales et autres institutions ;

6.Trier, livrer et collecter le courrier auprès de différents bureaux dans les locaux à intervalles réguliers. Tenir les registres comme requis ;

7.Faire fonctionner les machines de bureau, tels que les photocopieurs et les scanners, les duplicateurs et les ordinateurs personnels ;

8.Effectuer toute autre tâche selon les besoins du service.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education:
Essentielle : - Cycle secondaire complet et/ou une formation technique ou commerciale équivalente

Souhaitable : - Une formation dans les tâches de dactylographie/Secrétariat ou dans un domaine administratif est souhaitable
Skills:
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise et actualiser ses connaissances dans l'utilisation des technologies modernes de bureautique par le biais de formations internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il se tient informé des changements dans les procédures et les pratiques, les règles et les règlements. Une connaissance des procédures administratives et de bureau, ainsi que des systèmes tels que le traitement de texte, de la gestion des dossiers et des archives, de la conception de formulaires, et autres procédures et terminologie de bureau.
Experience:
Essentielle : - 2 à 4 années d'expérience dans un travail administratif ou de bureau
Souhaitable : - Une expérience de travail au sein de l'OMS serait un atout supplémentaire. Une expérience dans les systèmes basés sur l'Oracle ou d'autres ERP serait un atout.

Languages:
- Avoir une bonne connaissance du français et de bonnes notions en anglais
Additional Information:
Ce poste est ouvert aux candidat(es) de nationalité ivoirienne.
Annual salary: (Net of tax)
at single rate

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Online applications are strongly encouraged to enable WHO to store your profile in a permanent database. Please visit WHO's e-Recruitment website at: www.who.int/employment. The system provides instructions for online application procedures.
All applicants are encouraged to apply online as soon as possible after the vacancy has been posted and well before the deadline stated in the vacancy announcement.

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Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual. Only candidates under serious consideration will be contacted.

Vacancy Filled

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