SECRÉTAIRE - RECRUTEMENT LOCAL (IARC/13/FT222)

30 September 2016
 
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Numéro de la vacance : IARC/13/FT222
 
Titre: Secrétaire - RECRUTEMENT LOCAL
 
Classe : G4
 
Type de contrat : Contrat de durée déterminée
 
Durée :  2 ans. Toute prolongation est soumise à la disponibilité de fonds.
 
Date : 30 mai 2013
 
Date de clôture : 20 juin 2013 Poste pourvu
 
Lieu d'affectation :  Lyons, France
 
Unité administrative : CIRC (IARC)
Bureau du Directeur (DIR) / Groupe Services de laboratoire et Biobanque (LSB)
 
OBJECTIFS DU PROGRAMME
La Biobanque du CIRC (IBB) est l'une des collections d'échantillons internationaux les plus grandes, les plus variées et les plus riches au monde.

La Biobanque est financée par des fonds publics, (environ 60% de son budget sont assurés par les Etats participants du CIRC grâce au budget ordinaire, le reste provenant de subventions de recherche) et accueille plus de 50 études différentes, menées ou coordonnées par les chercheurs du CIRC.

L'IBB comprend 5 millions d'échantillons biologiques provenant de 1,5 million de personnes. 4 millions de ces échantillons proviennent de l'étude EPIC (plus de 370 000 personnes) et près d'un million d'échantillons d'autres collectes (plus d'1 million de personnes).

Un des rôles majeurs du CIRC consiste à promouvoir la coopération scientifique. On espère que le catalogage en cours de bio-spécimens et les études au sein de l'IBB stimuleront de nouvelles possibilités de collaboration entre le Centre et d'autres chercheurs au plan international.
Description des fonctions
Auprès du Groupe Services de laboratoire et Biobanque du Bureau du Directeur (DIR/LSB), le titulaire apporte un appui administratif au Chef de Groupe et aux autres membres du personnel du Groupe.

Ses fonctions et responsabilités comprennent, entre autres :

1. Réception, tri et distribution du courrier reçu, en joignant au besoin la correspondance de référence, des informations ou dossier connexes pour transmission au Chef du Groupe, en attirant son attention sur les questions/problèmes spécifiques, le cas échéant ;

2. A l'aide du système T-MAS, préparation des autorisations de voyage, tout en vérifiant les horaires/coûts avec l'agence de voyage, réservation de vols/hôtel ainsi que toute autre tâche connexe demandée ou de sa propre initiative ;

3. Suivi des échéances, les rappeler au Chef du Groupe et veiller à ce qu'il soit répondu à la correspondance et aux requêtes dans les délais prescrits ;

4. Rédaction de projets de réponse à la correspondance générale/administrative ne nécessitant pas de connaissances techniques, sur instructions ou de sa propre initiative, et finalisation de ceux-ci ;

5. Dactylographie, correction de la langue et de la grammaire, puis formatage, conformément à la présentation et au style du CIRC, des rapports et des documents techniques, de tableaux, et aide à la préparation de demandes de subventions, de publications et de manuels ;

6. Obtention de documents et d'informations en provenance de programmes et d'organismes/institutions, y compris l'élaboration et la tenue à jour de bases de données et / ou de listes de références informatisées sur des sujets d'intérêt pour le LSB, fourniture d'articles pertinents, tels que des tirés-à-part par diverses sources, dont la Bibliothèque du Centre ; recherches bibliographiques ou recherches sur internet comme demandé ;

7. Contrôle et réception des visiteurs et des appels téléphoniques avec tact, discrétion, fixation de rendez-vous, réponse aux demandes et/ou redirection des visiteurs et des interlocuteurs avec diplomatie et courtoisie, ou obtention d'informations sur l'objet du rendez-vous;

8. Assurer le secrétariat du Groupe de LSB, y compris la rédaction de comptes rendus des réunions régulières du Groupe et du comité directeur de la biobanque ;

9. Aider à l'organisation de réunions, de groupes de travail, d'ateliers etc., préparer les autorisations de voyage (TA), les lettres d'invitation, les photocopies ainsi que des dossiers d'information, des présentations et diapositives ; préparer également les documents nécessaires à la sécurité du CIRC afin de s'assurer que les badges d'identification sont prêts en temps opportun, réserver les salles de réunion, gérer les réservations d'hôtel. Durant les réunions, apporter un appui en secrétariat aux participants : dactylographie et/ou modification des rapports et documents ;

10. Faire le suivi des documents administratifs dont les CRA, les PMDS, les cartes de congés et les contrats du personnel sur fonds extrabudgétaires ;

11. Organiser, tenir à jour et vérifier les demandes de services reçues pour la biobanque d'utilisateurs internes et externes au CIRC ; fournir des informations pertinentes au Chef de LSB et aux membres du personnel chargés de la récupération, de l'extraction de l'ADN et des expéditions ;

12. Fournir des informations sur les services de biobanque, y compris les coûts et le formulaire d'accord financier à compléter par le client ; préparer un mémo aux assistants du budget pour une facturation des frais de biobanque ;

13. Gérer la base de données de transfert de matériel, fournir les codes MTA aux chercheurs recevant/envoyant des échantillons biologiques du CIRC ; archiver les copies de MTA dûment exécutés et les documents relatifs.

14. Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le superviseur.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
Etudes secondaires ou équivalent, complétées par une formation spécialisée en secrétariat et administration, sanctionnées par un diplôme reconnu (BTS ou équivalent) ; formation/aisance dans l'utilisation des technologies modernes de bureau.
Compétences :
Bonne connaissance ou capacité à acquérir rapidement la connaissance des règles et règlements de l'OMS/CIRC, des procédures et pratiques liées aux questions administratives en général (ex. Manuel de l'OMS et Manuel du CIRC). Capacité à dactylographier en anglais et en français, à rédiger la correspondance de routine et à effectuer un travail éditorial basique de nature non technique (langue, grammaire et cohérence). Bonnes compétences organisationnelles. Capacité à travailler au sein d'une équipe dans un environnement multiculturel. Connaissance du traitement de texte et des logiciels connexes couramment utilisés ; une bonne connaissance des recherches en bibliothèque /sur internet. Des compétences dans l'utilisation de Reference Manager ou des bases de données Endnote sont souhaitables.
Expérience :
Essentiel : Au moins 4 années d'expérience en secrétariat avec, de préférence, deux années de travail de secrétariat avec des responsabilités croissantes au Centre ou dans des institutions comparables ; une expérience de l'organisation de réunions est essentielle.
Langues :
Excellente connaissance de l'anglais ou du français et bonne connaissance pratique de l'autre langue; la connaissance d'une autre langue officielle de l'OMS serait un atout (chinois, russe, espagnol, arabe).
Informations supplémentaires
Ce recrutement est limité aux candidats résidant dans un rayon de 50 km autour de Lyon.

Le salaire mentionné est indicatif et sujet à modification.
Ce poste est ouvert aux candidats des deux sexes.
L'OMS/CIRC possède son propre régime d'assurance-maladie et de retraite et n'a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n'a, en outre, aucune convention avec les ASSEDIC concernant les cessations d'emploi.
Traitment annuel (Net d'impôts)
34,861 euros fonctionnaire sans personnes à charge
34,861 euros fonctionnaire avec personnes à charge au premier degré

Cette vacance de poste pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

Les candidatures en ligne sont vivement encouragées pour permettre à l'OMS de conserver votre profil dans une base de données permanente. Veuillez consulter le site du recrutement en ligne de l'OMS à : http://www.who.int/employment/fr/ ; vous y trouverez toutes les informations sur les procédures relatives aux candidatures en ligne.

L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.
Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS. Seules seront contactées les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération.

Poste pourvu

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Le CIRC st un espace non fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.